La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto es el Área de Conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Los directores de proyectos pueden invertir una cantidad excesiva de tiempo comunicándose con el equipo del proyecto, los interesados, el cliente y el patrocinador.
Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo siguiente:
Ø Planificación de las Comunicaciones: determinar las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto.
Ø Distribución de la Información: poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto cuando corresponda.
Ø Informar el Rendimiento: recopilar y distribuir información sobre el rendimiento. Esto incluye informes de estado, medición del progreso y proyecciones.
Ø Gestionar a los Interesados: gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos.
Las habilidades de comunicación están relacionadas con las comunicaciones de la dirección de proyectos, pero no son lo mismo. El arte de las comunicaciones es un tema amplio, e incluye una gran cantidad de fundamentos, entre ellos:
Ø Modelos emisor-receptor. Bucles de retroalimentación y barreras a la comunicación.
Ø Elección de medio. Cuándo comunicarse por escrito, hacerlo oralmente, cuándo escribir un memorándum informal, escribir un informe formal, y cuándo comunicarse cara a cara, hacerlo por correo electrónico. El medio elegido para las actividades de comunicación dependerá de la situación.
Ø Estilo de redacción. Voz activa, voz pasiva, estructura de las oraciones y elección de las palabras.
Ø Técnicas de presentación. Lenguaje corporal y diseño de ayudas visuales.
Ø Técnicas de gestión de reuniones. Preparación de un orden del día y gestión de conflictos.
Los componentes clave del modelo incluyen:
Ø Codificar. Traducir los pensamientos o las ideas a un lenguaje que otras personas puedan comprender.
Ø Mensaje. La salida de la codificación.
Ø Medio. El método usado para transmitir el mensaje.
Ø Ruido. Todo lo que interfiere en la transmisión y comprensión del mensaje (distancia).
Ø Decodificar. Traducir el mensaje nuevamente a pensamientos o ideas con sentido.
1.- PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
El proceso Planificación de las Comunicaciones determina las necesidades de información y comunicación de los interesados; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será suministrada y por quién.
La mayor parte de la Planificación de las Comunicaciones se hace como parte de las primeras fases del proyecto. Sin embargo, los resultados de este proceso de planificación se revisan regularmente a lo largo del proyecto y siempre que sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad.
PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS
1. Factores Ambientales de la Empresa
Todos los factores se usan como entradas de este proceso.
2. Activos de los Procesos de la Organización
Si bien todos los activos se usan como entradas de este proceso, las lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia. Las lecciones aprendidas y la información histórica pueden proporcionar decisiones y resultados basados en proyectos similares anteriores respecto a cuestiones de las comunicaciones
3. Enunciado del Alcance del Proyecto
El enunciado del alcance del proyecto proporciona una base documentada para futuras decisiones sobre el proyecto y para confirmar un conocimiento común del alcance del proyecto entre los interesados
4. Plan de Gestión del Proyecto
El plan de gestión del proyecto proporciona información sobre los antecedentes del proyecto, incluidas las fechas y las restricciones que pueden ser relevantes para la Planificación de las Comunicaciones.
• Restricciones. Las restricciones son factores que pueden limitar las opciones del equipo de dirección del proyecto. Algunos ejemplos de restricciones pueden ser que los miembros del equipo se encuentren en distintas ubicaciones geográficas, incompatibilidad de las versiones del software de comunicación o capacidades técnicas de comunicación limitadas.
• Asunciones. Las asunciones específicas que afectan a la Planificación de las Comunicaciones dependerán del proyecto en particular.
PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
1. Análisis de Requisitos de Comunicaciones
El análisis de los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y formato de la información necesaria con un análisis del valor de esa información.
Por lo tanto, un componente clave de la planificación de las comunicaciones del proyecto es determinar y limitar quién se comunicará con quién, y quién recibirá qué información. La información que se requiere normalmente para determinar los requisitos de comunicaciones del proyecto incluye:
· Organigramas
· Relaciones entre las responsabilidades de la organización del proyecto y los interesados
· Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto
· Logística de cuántas personas estarán involucradas en el proyecto y en qué ubicaciones
· Necesidades de información interna (por ejemplo, comunicaciones entre las organizaciones)
· Necesidades de información externa (por ejemplo, comunicaciones con los medios o los contratistas)
· Información sobre los interesados.
2. TECNOLOGÍA DE LAS COMUNICACIONES
Las metodologías usadas para transmitir información entre los interesados en el proyecto pueden variar significativamente. Por ejemplo, un equipo de dirección del proyecto puede incluir como métodos de comunicación desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos) al que se pueda acceder en línea.
Entre los factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:
· La urgencia de la necesidad de información. ¿El éxito del proyecto depende de tener información actualizada con frecuencia disponible al momento, o bastaría con emitir regularmente informes escritos?
· La disponibilidad de la tecnología. ¿Son apropiados los sistemas con los que ya se cuenta, o las necesidades del proyecto justifican un cambio?
· El personal previsto para el proyecto. ¿Son los sistemas de comunicaciones propuestos compatibles con la experiencia y especialización de los participantes del proyecto, o se requerirá una extensa formación y aprendizaje?
· La duración del proyecto. ¿Es probable que la tecnología disponible cambie antes de que termine el proyecto?
· El entorno del proyecto. ¿El equipo se reúne y trabaja cara a cara o en un entorno virtual?
PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS
1. El plan de gestión de las comunicaciones proporciona:
· Requisitos de comunicaciones de los interesados
· Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle
· Persona responsable de comunicar la información
· Persona o grupos que recibirán la información
· Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa
· Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal
· Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal
· Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla
· Glosario de terminología común.
El plan de gestión de las comunicaciones también puede incluir pautas para reuniones sobre el estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones electrónicas y correo electrónico. El plan de gestión de las comunicaciones puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto.
Entre los atributos de un plan de gestión de las comunicaciones se pueden incluir:
· Elemento de comunicaciones. La información que será distribuida a los interesados.
· Finalidad. Motivo de la distribución de dicha información.
· Frecuencia. Cada cuánto tiempo se distribuirá la información.
· Fechas de inicio / finalización. Plazo para la distribución de la información.
· Formato / medio. El diseño de la información y el método de transmisión.
· Responsabilidad. El miembro del equipo encargado de la distribución de la información.
DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN
La Distribución de la Información implica poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribución de la información incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones, así como responder a las solicitudes inesperadas de información.
DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN: ENTRADAS
1. Plan de Gestión de las Comunicaciones
DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
1. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN
Las habilidades de comunicación son parte de las habilidades de dirección general y se usan para intercambiar información y de asegurarse de que las personas correctas reciban la información que corresponda en el momento adecuado, según se define en el plan de gestión de las comunicaciones. Las habilidades de dirección general también incluyen el arte de gestionar los requisitos de los interesados.
La comunicación tiene muchas dimensiones:
· Escrita y oral, escuchar y hablar
· Interna (dentro del proyecto) y externa (el cliente, los medios de comunicación, el público)
· Formal (informes, instrucciones) e informal (memorandos, conversaciones ad hoc)
· Vertical (hacia arriba y hacia abajo en la organización) y horizontal (con colegas).
2. SISTEMAS DE RECOPILACIÓN Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba.
3. MÉTODOS DE DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN
La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:
· Reuniones del proyecto, distribución de documentos impresos, sistemas manuales de archivo y bases de datos electrónicas de acceso compartido
· Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas, como correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y conferencias por Internet, y publicación en Internet.
· Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos, tales como interfaces web con software de programación y de dirección de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas colaborativas de gestión del trabajo.
4. PROCESO DE LECCIONES APRENDIDAS
Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Durante el ciclo de vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos técnicos, de dirección y de procesos del proyecto. Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan y almacenan durante todo el proyecto.
Los directores del proyecto tienen la obligación profesional de llevar a cabo las sesiones de lecciones aprendidas para todos los proyectos, con los interesados clave internos y externos, especialmente si el proyecto ha producido resultados inferiores a los deseados. Algunos resultados específicos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen:
· Actualización de la base de conocimientos de lecciones aprendidas
· Entrada al sistema de gestión del conocimiento
· Actualización de políticas, procedimientos y procesos corporativos
· Mejora de las habilidades de negocio
· Mejoras generales de productos y servicios
· Actualizaciones del plan de gestión de riesgos.
DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN: SALIDAS
1. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
· Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre Distribución de la Información. Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica tanto de este proyecto como de la organización ejecutante.
· Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos y documentos que lo describen..
· Informes del proyecto. Los informes del proyecto formales e informales detallan el estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polémicas, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento.
· Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra información por medios formales o informales a todos y cada uno de los interesados en el proyecto. La información es relevante respecto de las necesidades de la audiencia y el método de presentación es apropiado.
· Retroalimentación de los interesados. La información que se recibe de los interesados en relación con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto.
· Notificaciones a los interesados. Se puede suministrar información a los interesados acerca de las polémicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del proyecto.
2. CAMBIOS SOLICITADOS
Los cambios en el proceso Distribución de la Información deberían provocar cambios en el plan de gestión del proyecto y en el plan de gestión de las comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios se revisan, y la disposición se gestiona a través del proceso Control Integrado de Cambios .
INFORMAR EL RENDIMIENTO
En general, esta información sobre el rendimiento incluye la forma en que se están utilizando los recursos para lograr los objetivos del proyecto. El proceso Informar el Rendimiento generalmente debe proporcionar información sobre el alcance, el cronograma, los costes y la calidad.
INFORMAR EL RENDIMIENTO: ENTRADAS
1. INFORMACIÓN SOBRE EL RENDIMIENTO DEL TRABAJO
La información sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado de terminación de los productos entregables y sobre lo que se ha logrado se recopila como parte de la ejecución del proyecto y se suministra al proceso Informar el Rendimiento. La recogida de la información sobre el rendimiento del trabajo se trata con más detalle en el proceso Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
2. MEDICIONES DEL RENDIMIENTO
3. CONCLUSIÓN PROYECTADA
4. MEDICIONES DE CONTROL DE CALIDAD
5. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
El plan de gestión del proyecto proporciona información sobre la línea base.
· Línea base para la medición del rendimiento. Un plan aprobado para el trabajo del proyecto respecto al cual se compara la ejecución del proyecto y se miden las desviaciones para el control de gestión. Normalmente, la línea base para la medición del rendimiento integra los parámetros de alcance, cronograma y coste de un proyecto, pero también puede incluir parámetros técnicos y de calidad.
6. SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS
Las solicitudes de cambio aprobadas son cambios solicitados para ampliar o reducir el alcance del proyecto, modificar el coste estimado o revisar las estimaciones de la duración de la actividad que han sido aprobadas y están listas para su implementación por el equipo del proyecto.
7. PRODUCTOS ENTREGABLES
Los productos entregables son cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable, que debe producirse para completar un proceso, una fase o un proyecto. El término a menudo se utiliza de forma más específica refiriéndose a un producto entregable externo que está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente.
INFORMAR EL RENDIMIENTO: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
1. HERRAMIENTAS DE PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN
Se pueden usar paquetes de software que incluyen informes tabulares, análisis de hojas de cálculo, presentaciones o capacidades gráficas para crear imágenes con calidad de presentación de los datos de rendimiento del proyecto.
2. Recogida y Compilación de la Información sobre el Rendimiento
La información puede recopilarse y compilarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como diseños de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba, para producir proyecciones, así como informes de rendimiento, estado y progreso.
3. Reuniones de Revisión del Estado de la Situación
Las reuniones de revisión del estado de la situación son eventos programados regularmente para intercambiar información sobre el proyecto. En la mayoría de los proyectos, las reuniones de revisión del estado de la situación se celebrarán con diversas frecuencias y a distintos niveles. Por ejemplo, el equipo de dirección del proyecto puede reunirse semanalmente por su cuenta y mensualmente con el cliente.
4. Sistemas de Informe de Tiempo
Los sistemas de informe de tiempo registran y proporcionan el tiempo invertido en el proyecto.
5. Sistemas de Informe de Costes
Los sistemas de informe de costes registran y proporcionan el coste invertido en el proyecto.
INFORMAR EL RENDIMIENTO: SALIDAS
1. INFORMES DE RENDIMIENTO
Los informes de rendimiento organizan y resumen la información recogida, y presentan los resultados de cualquier análisis en comparación con la línea base para la medición del rendimiento. Los formatos más comunes de los informes de rendimiento incluyen diagramas de barras, curvas S, histogramas y tablas. Los datos del análisis del valor ganado a menudo se incluyen como parte del proceso Informar el Rendimiento.
2. PROYECCIONES
Las proyecciones se actualizan y se emiten nuevamente basándose en la información sobre el rendimiento del trabajo que se proporciona a medida que se ejecuta el proyecto. Esta información trata sobre el rendimiento previo del proyecto que podría tener impacto sobre el proyecto en el futuro, por ejemplo, la estimación a la conclusión y la estimación hasta la conclusión.
3. CAMBIOS SOLICITADOS
El análisis del rendimiento del proyecto a menudo genera cambios solicitados en algún aspecto del proyecto. Estos cambios solicitados se procesan y se realiza su disposición a través del proceso Control Integrado de Cambios.
4. ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS
Las acciones correctivas recomendadas incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto.
5. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
La documentación de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida, y otros tipos de lecciones aprendidas sobre el proceso Informar el Rendimiento. Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica tanto de este proyecto como de la organización ejecutante.
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