Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
Se localiza dentro del área de gestión de integración y del grupo de procesos de Seguimiento y Control.
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Es un proceso que ha de realizarse a lo largo de todo el proyecto, incluye la recogida, medición y difusión de la información sobre el rendimiento del proyecto y su posterior evaluación.
El objetivo del presente proceso consiste en obtener una idea sobre el estado del proyecto.
· Comparar el estado del proyecto con el plan de gestión del mismo
· Evaluar, para ver las necesidades de acciones correctivas o preventivas
· Análisis, control y seguimiento de riesgos
· Mantener el sistema de información actualizado
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· Generar información para el control de costes
1. Plan de Gestión del proyecto
2. Información sobre el rendimiento del trabajo
3. Solicitudes de cambio rechazadas
1. Metodología de Dirección de Proyectos
3. Técnica del Valor Ganado: mide el rendimiento del proyecto a medida que avanza, también proporciona un medio para hacer una proyección del rendimiento sobre futuro.
4. Juicio de Expertos
1. Acciones Correctivas Recomendadas
2. Acciones Preventivas Recomendadas
3. Proyecciones
4. Reparación de Defectos Recomendadas
5. Cambios Solicitados
Control Integrado de Cambios
El proceso Control Integrado de Cambios se realiza desde el inicio del proyecto hasta su conclusión. El control de cambios es necesario porque los proyectos raramente se desarrollan exactamente acorde con el plan de gestión del proyecto.
El plan de gestión del proyecto, el enunciado del alcance del proyecto y otros productos entregables deben mantenerse actualizados mediante la gestión cuidadosa y continua de los cambios, ya sea rechazándolos o aprobándolos, de tal manera que los cambios aprobados se incorporen a una línea base revisada.
El proceso de Control Integrado de Cambios incluye entre otras, las siguientes actividades de gestión de cambios:
· Identificar que debe producirse un cambio o que ya se ha producido.
· Garantizar que solamente se implementen los cambios aprobados.
· Revisar y aprobar los cambios solicitados.
· Mantener la integridad de las líneas base
· Revisar y aprobar todas las acciones correctivas y preventivas recomendadas
· Controlar y actualizar los requisitos del alcance, coste, presupuesto, cronograma y calidad basándose en los cambios aprobados
· Documentar el impacto total de los cambios solicitados.
· Validar la reparación de defectos.
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Cerrar Proyecto
La fase de cierre se inicia cuando se completa la ejecución del proyecto y el cliente acepta el resultado.
Cierre de proyecto o fase es el proceso de finalizar todas las actividades
vinculadas a los grupos de procesos de gestión de proyectos, para formalmente completar el proyecto o fase. Al cerrar el proyecto, el gerente de proyecto debe revisar toda la información previa de los cierres de fases anteriores, para estar seguro de que todo el trabajo está completo y que el proyecto ha cumplido sus objetivos. El proceso de cierre de proyecto o fase también establece el procedimiento para investigar y documentar las razones para las acciones tomadas, si es que un proyecto es terminado antes de su finalización.
Esto incluye todas las actividades necesarias para un cierre administrativo del proyecto o fase, incluyendo metodologías paso a paso que direccionan:
· Acciones y actividades necesarias para satisfacer criterios de finalización o terminación para la fase o proyecto.
· Acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la próxima fase o a producción y/o operación.
· Actividades necesarias para recoger registros de proyecto o fase, auditar el éxito o falla del proyecto, reunir lecciones aprendidas y archivar información del proyecto para uso futuro de la organización.
finalizar todas las actividades en todos los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del proyecto.
finalizar todas las actividades en todos los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del proyecto.
Desarrollo del documento de Cierre de Proyecto
El entregable de cierre de proyecto debe ser generado por el líder del proyecto al final del proyecto, para registrar y hacer una revisión de lo que ocurrió durante su ejecución y decidir como maximizar el valor del proyecto. El documento debe derivarse teniendo como referencia los entregables Plan de Proyecto, Plan de Calidad y Plan de Riesgos, de manera conjunta con la formalización de cambios aprobados.
El documento debe ser revisado en la reunión de cierre de proyecto y las
recomendaciones de la reunión, conjuntamente con el documento de cierre deben ser presentados al comité del proyecto, financiador del proyecto o cliente para permitir entonces que formalmente el proyecto sea cerrado (el entregable por supuesto tendrá las firmas de aprobación).
Otra importante razón para originar este entregable es asegurarse de compartir las mejores prácticas entre diferentes proyectos a través de las lecciones aprendidas que lega cada proyecto.
Seguidamente se da una guía del contenido y razón de ser de cada una de las secciones del entregable de cierre de proyecto:
Logros contra objetivos establecidos
Exponer los objetivos definidos en el plan de proyecto y establecer brevemente cómo fueron alcanzados (o no) o qué fue cambiado.
Entregables
Establecer los entregables tal como fueron relacionados en los planes de proyecto y calidad y su estado final (completado, abandonado, pospuesto, cerrado). A manera de ejemplo se refleja una sección de la tabla en mención incluida en el entregable de un proyecto real.
Cambios de alcance aprobados durante el curso del proyecto
Relacionar los cambios de alcance aprobados durante el curso del proyecto y describir su impacto sobre el proyecto. Las actas de su aprobación (comité de cambios) pueden ser un anexo del entregable de cierre.Actividades de control de calidad.
Debe incluirse una tabla resumen de las actividades de control de calidad asociadas a cada entregable en el plan de calidad y para cada una establecer si fueron llevadas a cabo y una breve descripción del beneficio. A manera de ejemplo se refleja una sección de la tabla en mención incluida en el entregable de un proyecto real (note que en el plan de calidad aparece una tabal por cada entregable, aquí solo se incluye una única tabla con todos los entregables)
