Gestión de la Integración del Proyecto

La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación, articulación, así como las acciones integradoras que son cruciales para la terminación del proyecto, la gestión exitosa de las expectativas de los interesados y el cumplimiento de los requisitos. La gestión de la integración del proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas, y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos.

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

Consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase del mismo y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
La firma del Acta de Constitución autoriza formalmente el inicio del Proyecto y en ella debe quedar asignado el Director de Proyecto, siendo recomendable su participación en la elaboración del acta, ya que ésta le otorga autoridad para asignar los recursos del Proyecto.
Los Proyectos son autorizados por alguien externo al Proyecto, el patrocinador, la PMO (Oficina de Dirección de Proyectos) o un comité ejecutivo del portafolio. Cualquiera de ellos debe encontrarse a un nivel apropiado para financiar el Proyecto. Así mismo, la autorización se mueve en función de las necesidades internas de la empresa o de influencias externas. Vincula el Proyecto con la estrategia y el trabajo en curso de la organización.

Entradas

• Enunciado del Trabajo del Proyecto: Llamado en inglés Statement Of Work (SOW) se trata de una descripción narrativa de los productos o servicios que debe entregar el Proyecto. Si se trata de un Proyecto interno, hará referencia a las necesidades de la empresa. Si se trata de un Proyecto externo, será proporcionado por el Cliente. Debe hacer referencia a la necesidad comercial o el plan estratégico de la Organización y a la descripción del alcance del producto
• Caso de Negocio: Proporciona información para determinar si el Proyecto vale o no la inversión requerida. Normalmente, la necesidad comercial y el análisis de costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el Proyecto.
• Contrato: Para clientes externos.
• Factores Ambientales de la Empresa: Por ejemplo, normas gubernamentales o de industria, infraestructura de la Organización o las condiciones de mercado.
• Activos de los Procesos de la Organización: Por ejemplo, los procesos organizacionales estándar, las políticas y las definiciones de procesos normalizadas, plantillas o la información histórica y la base de conocimientos de lecciones aprendidas.

Herramientas y técnicas

• Juicio de Expertos: Experiencia es proporcionada por un grupo o individuo con conocimientos o capacitación especializados. Se encuentra disponible a través de diferentes fuentes:

-        Otras unidades dentro de la organización
-        Consultores
-        Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores
-        Asociaciones profesionales y técnicas
-        Grupos industriales
-        Expertos en la materia
-        Oficina de dirección de proyectos (PMO)
Salidas

• Acta de Constitución del Proyecto: Documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el Proyecto debe proporcionar. Suele incluir:  
•  

Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto.

Es la definición del proyecto, donde se enumeran los objetivos que deben cumplirse para la culminación del proyecto. Aborda y documenta las características y límites del proyecto, sus productos, así como los métodos de aceptación y control.

Se localiza dentro del área de gestión de integración y del grupo de procesos de inicio.

Debe incluir la siguiente información:  - Objetivos del proyecto y del producto  - Requisitos y características del producto o servicio  - Criterios de aceptación del producto  - Límites del proyecto  - Requisitos y productos entregables del proyecto  - Restriciones del proyecto  - Asunciones del proyecto  - Organización inicial del proyecto  - Riesgos iniciales definidos  - Hitos del cronograma  - EDT inicial (WBS)  - Estimación de costes de orden de magnitud  - Requisitos de gestión de la configuración del proyecto  - Requisitos de aprobación

La información de entrada se extraerá, del Acta de Constitución del Proyecto

1. Acta de Contitución del Proyecto

2. Enuciado de Trabajo del Proyecto

3. Factores Ambientales de la Empresa

4. Activos de los Procesos de la Organización

1. Metodología de Dirección de Proyectos: define un proceso que facilita que un equipo de dirección del proyecto desarrolle y controle los cambios en el enunciado del alcance del proyecto

2. Sitema de Informaciónd e la Gestión de Proyectos: sistma automatizado para respaldar la generación de un enunciado del alcance del proyecto, que facilite la retroalimentación a medida que el proyecto evoluciona.

3. Juicio de Expertos

Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto.

1- Se empieza por definir la principal unidad de trabajo que debe ser llevado a cabo, teniendo en cuenta los borradores del plan, la estructura y las especificaciones del proyecto. Otras unidades de trabajo incluyen las etapas secuenciales de la elaboración del proyecto, la compra y entrega del material, el almacenamiento de la materia prima, la contratación de personal adicional para las distintas fases del proyecto, etc.

2- Se determina el tiempo requerido para completar cada fase del proyecto.

3- Se determina la secuencia que deben seguir las distintas fases del proyecto. Habrá que elaborar un gráfico de Gantt para ver la programación de cada fase dentro del contexto de la totalidad del proyecto.

Pongamos por ejemplo una empresa de construcción:

Este gráfico representa las distintas fases de la construcción de un edificio. Cada celda representa una semana o un mes del calendario de programación de la obra. Otros gráficos más sofisticados añaden datos referentes al presupuesto y a los miembros del equipo responsables del proyecto. Se pueden emplear códigos de color para resaltar el progreso de cada fase.

4- Se determina el tiempo y los gastos de cada fase del proyecto, siendo el resultado igual al presupuesto total disponible. Los elementos a incluir en el presupuesto serían mano de obra, compensaciones para la plantilla, beneficios, gastos de viajes, suministros y otros gastos relacionados, material de construcción, equipos de fabricación, gastos de instalación, y gastos profesionales y de consultoría.

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.

• Realizar las actividades necesarias para cumplir con los prerrequisitos
• Crear los entregables del proyecto
• Reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo del proyecto.
• Obtener, gestionar y utilizar los recursos necesarios para la ejecución del proyecto.
• Implementar los métodos y normas planificados.
• Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto
• Generar datos como costo, cronograma, avance técnico y de calidad, estado, etc.
• Emitir solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al alcance
• Gestionar los riegos
• Gestionar a los proveedores y vendedores
• Recopilar y documentar las lecciones aprendidas.

Dirigir y gestionar también requiere la implementación de cambios aprobados que abarca los siguientes puntos:

1.  Acción Correctiva, es una directiva documentada de poder ejecutar el trabajo del proyecto y de ese modo alinear el trabajo futuro con el plan para la dirección de proyectos.

2.  Acción Preventiva, es una directiva documentada para realizar una actividad que puede reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas asociadas a riesgos del proyecto.

3.  Reparación de Defectos, es la identificación formalmente documentada de un defecto en un componente del proyecto, con una recomendación para reparar o reemplazar dicho componente.

1.  El plan para la Dirección de proyectos, este es una salida del proceso anterior, pueden buscar toda su especificación en el post especifico donde desarrollamos el plan para la dirección de proyectos.

2.  Solicitudes de Cambio Aprobadas, son los cambios documentados y autorizados para ampliar o reducir el alcance del proyecto

3.  Factores Ambientales de la Empresa, los factores que se ven involucrados en este proceso son los siguientes:

a.  La cultura y estructura de la organización (ya sea de la empresa o del cliente)

b.  La infraestructura

c.   La administración del personal

d.  La tolerancia al riesgo por parte de los interesados

e.  Los sistemas de información para la dirección de proyectos.

4.  Activos de los procesos de la Organización, específicamente se ven impactado los siguientes:

a.  Pautas e instrucciones de trabajo normalizadas

b.  Requisitos de comunicación que definen los medios de comunicación permitidos, el tiempo de conservación de los registros y requisitos de seguridad.

c.   Procedimientos para la gestión de incidentes y defectos

d.  Base de datos para la medición de procesos

e.  Archivos de proyectos pertenecientes a proyectos anteriores

f.    Base de datos sobre la gestión de incidentes y defectos.

El Juicio de Experto en este punto lo brinda  principalmente el director de proyecto y el equipo de proyecto y otras fuentes como:

1.  Otras unidades dentro de la organización

2.  Consultores

3.  Interesados incluyendo clientes y patrocinadores

4.  asociaciones profesionales y técnicas.

Las salidas de este proceso son las siguientes:

1.  Entregable, cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.

2.  Información sobre el desempeño del trabajo, conforme el proyecto avanza la información sobre las actividades del mismo se recopila de forma sistemática, esta información puede relacionarse con diferentes indicadores de desempeño como los siguientes:

a.  Estado de los entregables

b.  Avance del cronograma

c.   Costos incurridos

3.  Solicitudes de Cambio, pueden ser directas o indirectas, generadas interna o externamente, opciones u obligatorias y pueden abarcar:

a.  Acciones Correctivas, es una directiva documentada para ejecutar el trabajo del proyecto y poder alinear el desempeño futuro del proyecto con el plan para la dirección del proyecto.

b.  Acciones preventivas, una directiva documentada que puede reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas asociadas con los riesgos del proyecto.

c.   Reparación de defectos,  la identificación formalmente documentada de un defecto en un componente del proyecto, con una recomendación de reparar o reemplazar completamente dicho componente.

d.  Actualizaciones, cambios a la documentación, planes, etc. Controlados formalmente para reflejar ideas o contenidos modificados o adicionales.

4.  Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

5.  Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gestion de proyectos from Eduardo Lalo